Excel ile stok takibi: nasıl kurulur, nerede kırılır?

1. Çalışan bir Excel stok tablosu nasıl kurulur?

İki sayfa yeterlidir. Birincisi ürün listesi: her satır bir çeşittir, yani aynı ürünün farklı bedeni ya da rengi ayrı satırdır. İkincisi hareket defteri: depoya giren ve çıkan her adet buraya tarih, barkod, adet ve sebebiyle yazılır.

Eldeki adet kolonuna elle sayı yazmayın. Hareket defterindeki kayıtlardan formülle hesaplatın; böylece "ne zaman, neden değişti" sorusunun cevabı tabloda kalır.

• Ürün listesi kolonları: barkod, ürün adı, çeşit (beden/renk), raf kodu, kritik seviye, birim maliyet
• Hareket defteri kolonları: tarih, barkod, adet (giriş artı, çıkış eksi), sebep (mal kabul, satış, iade, sayım farkı, fire), kaydeden
• Eldeki adet: hareket defterindeki adetlerin barkoda göre toplamı
• Kritik seviyenin altına düşen satırlar koşullu biçimlendirmeyle renklensin

2. Barkod kolonu her şeyin anahtarıdır

Ürün adına göre arama er ya da geç karışır: aynı ürünün iki farklı yazımı iki ayrı satır olur ve stok ikiye bölünür. Bu yüzden her satırın benzersiz bir barkodu olmalı, tabloya barkod okuyucuyla girilmelidir.

Aynı ambalajı paylaşan çeşitleriniz varsa, yani kutusu aynı içi farklı ürünler satıyorsanız, ambalajın üstündeki barkod tek başına çeşidi ayırt etmez. Bu durumda çeşitlere kendi barkodunuzu basmanız ya da raf gözlerini ayırmanız gerekir.

3. Excel nerede kırılır?

Excel'in sorunu formüller değil, akıştır. Depoda iş akarken tabloya yazma işi hep sonraya kalır; satış ise beklemez.

• Aynı dosyayı iki kişi açtığında biri diğerinin değişikliğini eziyor
• Pazaryerindeki stok, tablo güncellenene kadar eski kalıyor; bu aralıkta gelen sipariş elde olmayan ürüne düşebiliyor
• İade, iptal ve sayım farkları geç yazılıyor ya da hiç yazılmıyor
• Toplamada yanlış çeşidin alındığı, paket kargoya çıktıktan sonra anlaşılıyor
• Hangi satırı kimin değiştirdiği takip edilemiyor
• Dosya büyüdükçe yavaşlıyor; tek bir kopyala-yapıştır bütün sütunu kaydırabiliyor

4. Excel'de kalacaksanız zararı azaltan dört kural

• Tabloyu tek kişi güncellesin; herkes yazarsa doğruluğundan kimse sorumlu olmaz
• Dosyayı bulutta tutun ve sürüm geçmişi açık olsun; yanlış girişten geri dönebilesiniz
• Her gün kapanışta, o gün satılan ürünlerin rafını sayın; tam sayım değil, kısmi sayım
• Pazaryeri stoğunu bir tampon payıyla düşük tutun; gecikmenin yarattığı fazla satışı bu pay karşılar

5. Programa geçme sinyalleri

Aşağıdakilerden ikisi sizde varsa sorun tablonun düzeninde değil, yöntemdedir:

• Gün içinde stoğa birden fazla kişi dokunuyor
• Aynı ürünü birden fazla mağazada ya da pazaryerinde satıyorsunuz
• Ayda birkaç kez "stok vardı ama raf boş" durumu yaşanıyor
• Yanlış ya da eksik gönderim müşteri şikâyetiyle geri dönüyor
• Yeni personel tabloyu öğrenene kadar hata yapıyor

Senkria'da bunun karşılığı ne?

Senkria'da stok, elle yazılan bir hücre değildir: her giriş ve çıkış hareket olarak kaydedilir, eldeki adet bu hareketlerden hesaplanır ve stok negatife düşemez. Trendyol'a gönderilen adet, eldeki stoktan bekleyen siparişler için ayrılan miktar düşülerek hesaplanır ve düzenli aralıklarla otomatik gönderilir; kimse tablonun güncellenmesini beklemez.

Toplama ve paketlemede ürünler barkodla okutulur; siparişteki her adet doğrulanmadan paket kapanmaz. Hangi işi kimin yaptığı kayıtta kalır.

Sık sorulan sorular

İlgili sayfalar